Agenda ed Attività

Nel primo capitolo (Passo Passo 1) ho accennato alla Rubrica come diretto proseguo nella scoperta del sistema di collaborazione.
La rubrica è un argomento apparentemente semplice e pertanto ritengo opportuno per il momento soprassedere. Ma ne terrò in debito conto in un capitolo appositamente dedicato dove esploreremo una delle implementazioni più “articolate” ed apparentemente complesse dell’uso della Rubrica: il CRM (C.R.M.)

Come si scoprirà in seguito Egroupware mette a disposizione un semplice strumento di gestione dei contatti che va ben oltre le normali attività di un rubricario.

Per il momento è sufficiente sapere che Egroupware non dispone di una rubrica “automatica” tipo quella di Outlook, dove da qualche parte vanno a finire tutti gli indirizzi email digitati o mittenti di email ricevute e che poi appaiono come auto-completamento digitando alcuni caratteri nell’apposito campo. E’ comunque facile inviare e memorizzare nella Rubrica un indirizzo email, semplicemente posizionando il cursore sull’indirizzo e premendo l’icona che apparirà a sinistra dello stesso .
Poi ovviamente vanno compilati gli opportuni campi per completare la scheda.

 

Attività e Agenda possono sembrare per alcuni versi 2 servizi ridondanti. A renderli simili è la possibilità di collocare nel tempo un evento e ricerverne notifica con un determinato periodo di anticipo.
In entrambi i casi il concetto di groupware si materializza nella possibilità di coinvolgere nell’evento dei partecipanti seppur con logiche e facilmente intuibili differenze:

Nell’agenda i partecipanti sono le persone “invitate” ad un certo evento e pertanto il loro calendario, accettato l’invito a partecipare all’evento, risulterà per quel periodo occupato.

Nel caso delle Attività si parla di persone alle quali l’attività viene assegnata e che anche in questo caso hanno la libertà di accettare o meno. Esistono poi i complementi caratteristici di un’attività ovvero lo stato di avanzamento, espresso sia come percentuale che come stato descrittivo.
Le attività possono a loro volta essere virtualmente classificate o tipizzate come: Note, Telefonate ed Email.

In ultimo, c’è la possibilità di legare le attività con un Progetto ed in questo caso il legame diretto avviene tramite il “Gestore Progetti” che consiste di un modulo molto articolato e complesso che esula, almeno per il momento, da questa trattazione.