Archivia le Informazioni e Condividerle

Se siamo arrivati fino a questo punto è proprio perchè abbiamo ben chiaro il concetto di conoscenza e condivisione. Volendola prendere molto alla larga il tema ha dei risvolti piuttosto controversi in particolare se ci si addentra in tematiche quali la Privacy.

Lo scenario prevede fondamentalmente 2 condizioni:

• rendere disponibili a chiunque, all’interno della propria organizzazione, delle informazioni che potrebbero essere per qualsivoglia ragione sensibili e che creerebbero danni qualora dovessero uscire
• Creare una vulnerabilità verso l’esterno dell’azienda peggiorando il problema del punto precedente

A mio avviso è un rischio che occorre prendere, ovviamente con le dovute cautele affidandosi quindi a persone esperte che sappiano garantire la massima sicurezza del “sapere”. Ovviamente i benefici valgono il rischio in quanto una delle maggiori cause di inefficienza all’interno di un’azienda è la difficoltà nel raggiungere le informazioni, nell’accedere agli storici e nel trasmettere la conoscenza nei casi di turn-over.

Inutile dedicare ulteriore tempo a questo tema, diciamo semplicemente che Egroupware permette un discreto livello di protezione basato sul classico sistema ad Account (Username e Password) la cui affidabilità è proporzionale all’oculata scelta delle credenziali (suggerisco la lettura di questa interessante pagina di Wikipedia: Robustezza Password)

Come secondo livello, Egroupware da la possibilità di categorizzare le informazioni e di stabilire criteri di accesso in funzione di ciò. Quindi scegliendo opportunamente le categorie sia con le quali suddividere le informazioni sia per suddividere gli account, si riesce ad ottenere un discreto livello di sicurezza. Ovviamente non al pari di soluzioni Enterprise, ma considerando che il sistema è totalmente gratuito, il livello è piuttosto elevato.

Ci tengo ulteriormente a ricordare e precisare che Egroupware è un sistema di collaborazione accessibile tramite browser quindi può facilmente essere reso disponibile all’esterno della rete aziendale, ma a questo punto il mio suggerimento è di usufruire di un servizio in cloud oppure di appoggiarsi ad un professionista ITC per configurare un sistema con livello di sicurezza il più elevato possibile. Personalmente ho adottato una soluzione di questo genere: internamente è possibile accedere al sistema collaborativo senza limiti, esternamente all’azienda è possibile accedere ad una webmail tramite applicativo separato.

A livello puramente discorsivo, apro una semplice parentesi sul discorso sicurezza: non rendendo disponibili le informazioni all’esterno dell’azienda si obbliga che ne avesse bisogno a creasi delle copie su dischi esterni, chiavette usb e quant’altro che hanno tra l’altro l’enorme difetto di essere persi facilmente o di non funzionare quando occorre

Detto questo entriamo nel vivo dei 2 applicativi che permettono di creare il database della conoscenza partendo dall’applicativo più semplice:

Filemanager

Non occorrerà sprecare molte parole, in sostanza è come salvare un qualsiasi file in un qualsiasi PC con un qualsiasi sistema operativo, salvo il fatto di poter disporre di quelle utility caratteristiche del sistema di condivisione: criteri di accesso, proprietà, condivisione con altri applicativi (Attività, Calendario, Rubrica, Gestione Progetti, ecc.) ed anche in questo caso partendo dalla email: Di fatti in fondo ad ogni email vengono elencati i vari file allegati, la loro dimensione e 3 autoesplicative icone. Con la prima, a forma di Floppy disk, è possibile salvare l’allegato sul proprio PC. Con la seconda, a forma di cartellina, salviamo il file nel “Filemanager” di Egroupware. Con la terza (che appare solo sulla prima riga se ci sono più allegati) salviamo in blocco tutti gli allegati nel Filemanager (poco coerente la scelta di usare come icona i 2 Floppy…). In fine con la quarta salviamo tutti gli allegati sul PC comprimendoli in un unico file.

Una nota negativa che secondo me può rendere poco pratico l’uso in certe condizione è la perdita dell’estensione del file qualora durante il salvataggio in Filemanager si decide di rinominare il file. Ciò comporta la possibilità di riconoscere la tipologia del file ed aprirlo con il relativo programma.

Archivio Conoscenza

 Qui si esprime il massimo concetto di applicativo di collaborazione e condivisione. Pur non essendo l’applicativo più complesso di Egroupware, dispone di una potenza tale da soddisfare quasi ogni esigenza. Prima tra tutte la possibilità di ricercare all’interno di ogni articolo con una ricerca libera tramite parola o frase da digitare in un unico campo. Poi la possibilità di dividere gli “Articoli” (così vengono definite e suddivise le informazioni archiviate) in categorie con le quali determinare i diritti di accesso.

Ovviamente la possibilità di scrivere note, di allegare file direttamente dal PC ma purtroppo NON da Filemanager, di aggiungere link ad altri articoli (e quindi collegarli) e link esterni. Di tutto ciò viene tenuto traccia in una Cronologia ed in fine un paio di “Plus” quali l’invio dell’articolo per Email, la possibilità di attribuirgli una valutazione e la possibilità di inoltrare domande qualora chi attingendo all’archivio conoscenza non trovasse risposta ai suoi quesiti. Peccato non venga inviata una email a chi dovrebbe occuparsi di rispondere alle domande. Comunque sia nella pagina principale (insieme a qualche statistica più o meno interessante) sia nell’apposita sezione è possibile visualizzare le domande senza risposta e creare automaticamente un’articolo rispondendo alle stesse.

Sia Filemanager che Archivio Conoscenza non presentano particolari difficoltà nell’uso ed in particolare permettono di sperimentare senza fare danni, quindi il sistema miglio è provare.